Sempre più aziende parlano di conservazione digitale dei documenti ma poche sanno di cosa stanno parlando. Questo processo innovativo è in atto già da diversi anni ed è la chiave per un futuro più sicuro.
Per molti secoli l’Italia ha immagazzinato interi processi amministrativi in carte e documenti volanti che hanno rallentato la burocrazia e, spesso, ha reso inaccessibili informazioni importanti a causa del depauperamento della carta o di danni esterni. Con l’avvento dell’informatica e della moderna tecnologia è diventato, quindi, fondamentale cambiare questo metodo di conservazione e trasferimento e rapportare il tutto a un livello consono ai tempi che stiamo vivendo.
Ecco il motivo per cui sono nate molte aziende specializzate nella conservazione digitale dei documenti ed è l’Agenzia per l’Italia Digitale a occuparsi del controllo e della gestione di questo delicato processo. La trasformazione dei documenti cartacei in digitale non è una semplice opzione ma un passaggio obbligatorio delle aziende che si stanno rendendo conto che non è il momento di restare indietro rispetto alle altre e che possono ottimizzare gli iter burocratici con un solo clic. È necessario quindi sottoporsi a un piano di digitalizzazione con un’azienda specializzata e capire da dove partire, a cosa porterà il piano e quali saranno i benefici per l’azienda.
In linea generale, abbiamo tracciato una lista di punti positivi che farebbero comodo a tutte le aziende, di qualsiasi tipo siano.
Quali sono i benefici della digitalizzazione
Gli ospedali e le cliniche sono stati tra i primi sostenitori del cambiamento digitale, da sempre abituati alle cartelle cliniche e ai fogli volanti che rendevano più complessa la gestione di un paziente.
Con la cartella elettronica sono riusciti a dimezzare i tempi di presa in carica e dimissione, avere sempre a portata di mano lo storico di un soggetto e velocizzare le informazioni sanitarie da un polo all’altro. I benefit non finiscono certo qui: i costi della carta vengono abbattuti, così come di stampanti e toner, perché è tutto racchiuso in un database consultabile dall’intera azienda. Interi archivi accumulati in decenni di attività possono essere racchiusi in un solo file, con un incredibile risparmio di spazio.
Le ore passate a cercare un documento si trasformano in pochi secondi, il tempo di un clic, ma a patto che il tutto sia stato eseguito nel migliore dei modi. Tutto il processo aziendale viene quindi semplificato e ciò si ripercuote sulla soddisfazione del cliente e del personale; insomma è un ciclo in positivo che tocca qualsiasi sfera professionale.
Infine, la conservazione digitale dei documenti (come suggerito da Savino Solution) è per sempre, i dati possono essere memorizzati per tutto il tempo necessario e senza richiedere un ufficio apposito.
Le soluzioni da adottare sono diverse ed è bene capire quale sia la migliore per il quadro normativo in corso, senza dimenticare le specifiche esigenze delle imprese. Per fare ciò è bene fare affidamento a un’azienda con esperienza nel settore e specializzata nella digitalizzazione dei documenti aziendali.
